Monitoraggio del processo aziendale: perché conviene

Il termine “processo aziendale” viene utilizzato per indicare l’insieme delle attività, tra loro interconnesse, eseguite all’interno di un’azienda, al fine di creare o modificare una risorsa in un prodotto o in un servizio, il quale può essere destinato a un soggetto interno all’azienda o a un cliente esterno.

Questa definizione può includere, pertanto, una serie piuttosto ampia ed eterogenea di attività. In particolare, un processo aziendale si compone generalmente dei seguenti elementi:

• Input: le risorse fisiche e informative in ingresso
• Output: il risultato finale del processo
• Fornitori: i soggetti, interni o esterni all’azienda, che forniscono gli input
• Clienti: i soggetti, interni o esterni all’azienda, destinatari dell’output
• Risorse: tutti gli elementi, materiali (ad esempio, il personale o i macchinari) o immateriali (come il know-how e l’expertise in una specifica area), che l’azienda mette a disposizione per eseguire e portare a termine il processo
• Misurazioni: i punti (fisici e/o temporali) dove vengono misurati e valutati gli elementi chiave del processo rispetto a standard o obiettivi stabiliti
• Obiettivo: il fine per cui viene creato e avviato il processo
• Vincoli e regole: tutti i limiti e tutte le condizioni da rispettare nell’esecuzione del processo.

L’organizzazione aziendale, formalizzatasi nel tempo come vera e propria disciplina e materia di studio, ha sviluppato due diverse classificazioni di processi aziendali:

La classificazione di Michael Porter individua 9 processi distinti suddividendoli in 5 primari e 4 secondari. In particolare:

• I processi primari includono tutte quelle attività che si rivolgono ai clienti esterni all’impresa e che fanno riferimento a una serie di funzioni aziendali (ad esempio, la logistica, la produzione o il marketing).
• I processi secondari, invece, hanno come destinatari i soggetti interni all’impresa e sono necessari per realizzare i processi primari. Tra questi rientrano, ad esempio, l’approvvigionamento, la attività di R&D, l’organizzazione del personale e tutte le attività amministrative e finanziarie.

La classificazione di R.N. Anthony divide i processi aziendali in base all’obiettivo per cui sono stati creati e alla tempistica con cui vengono realizzati.

Ciò che ne deriva è una scala gerarchica (sintetizzabile graficamente con una piramide) contenente tre tipologie di processi:

• I processi direzionali, posizionati in cima alla piramide, riguardano le funzioni in ambito strategico con un orizzonte temporale di medio e lungo termine (come la pianificazione strategica).
• I processi gestionali includono tutte quelle attività di controllo necessarie per raggiungere l’obiettivo.
• I processi operativi, posizionati alla base della piramide, prevedono tutte quelle attività necessarie a mettere in atto l’obiettivo nel breve termine (come l’approvvigionamento, la produzione, la logistica, l’organizzazione del personale e la vendita).

Nelle aziende, da quelle più piccole (dove risulta fondamentale efficientare le attività) fino a quelle più grandi e strutturate (dove l’elevata complessità impone un attento monitoraggio di ogni singolo task), ha ormai assunto un’importanza strategica la mappatura dei processi.

Il cosiddetto business process mapping consente alle imprese e alle organizzazioni di identificare, modellare e monitorare i processi aziendali. Generalmente, tale mappatura dei processi avviene mediante diagrammi di flusso che mettono in evidenza l’ordine e la consequenzialità delle attività.

Questa tipologia di visualizzazione, in particolare, consente agli imprenditori e ai manager di avere sia una visione d’insieme dell’intero flusso di processi sia di individuare eventuali criticità nei singoli step che lo compongono.

Per rappresentare l’azienda come un insieme di processi ben distinti, ma interconnessi, tra loro, si procede secondo le seguenti fasi:

1. Individuazione dei processi aziendali rilevanti;
2. Analisi dei processi individuati;
3. Raccolta delle informazioni al fine di descrivere il processo;
4. Modellazione del processo attraverso diagrammi, flow chart e mappe.

Da un punto di vista pratico, per monitorare un processo aziendale si procede innanzitutto a una definizione delle attività principali e degli eventuali sotto-processi da esse derivanti. Successivamente, si provvederà a individuare opportuni KPI di riferimento, idonei a monitorare e a valutare sia i singoli task sia il processo nel suo insieme.

INTWIG dedica all’individuazione e alla definizione dei KPI una fase specifica delle 5 che compongono il suo metodo di lavoro.

In questo modo, le imprese e le organizzazioni possono monitorare la performance prendendo come riferimento i risultati passati o attesi o alcuni benchmark. L’utilizzo di designer per le attività di data analytics (come Alteryx o Tableau Prep Builder) può facilitare la visualizzazione e, di conseguenza, il monitoraggio del flusso dei processi. Questi strumenti, infatti, consentono di visualizzare graficamente il workflow dietro le attività di analisi dei dati aziendali.

Se la mappatura consente di analizzare e monitorare i processi aziendali, l’ottimizzazione, che rappresenta la fase successiva, permette di efficientarli, eliminando incongruenze e/o ridondanze negli stessi o modificandoli in un’ottica di miglioramento generale della performance.

Ad esempio, se nel corso della mappatura emergono criticità nella gestione della logistica interna (ad esempio, nella movimentazione interna delle merci o nella gestione dei turni del personale), nella fase di ottimizzazione si procederà a porre rimedio, eliminando o rettificando alcune attività. Infine, si procederà nuovamente al monitoraggio del flusso dei processi, al fine di verificare l’efficacia delle azioni correttive intraprese.

La certificazione ISO 9001 costituisce lo standard di riferimento internazionalmente riconosciuto per la gestione della qualità. Questa certificazione è rivolta a tutte le organizzazioni intenzionate a incrementare l’efficacia e l’efficienza dei processi interni, nonché ad accrescere la propria competitività sul mercato mediante miglioramenti della soddisfazione e della fidelizzazione della propria customer base.

Best practice più specifiche e maggiormente legate al concetto di processo aziendale sono state invece sviluppate dall’American Productivity & Quality Center, una delle maggiori organizzazioni nella definizione di standard e benchmark per il miglioramento dei processi aziendali. In particolare, l’APQC raccoglie le best practice di ogni industry e le verticalizza nelle aziende.

Tra le 9 soluzioni sviluppate da INTWIG, il Data Hub aiuta le imprese a raccogliere e monitorare i dati, evitando la dispersione delle informazioni. Questo strumento può essere utilizzato per le attività di monitoring dei processi aziendali.

Ad esempio, un cliente attuale di INTWIG, attivo nel settore della logistica di magazzino, ha adottato questa soluzione al fine di semplificare la produzione della reportistica interna e, soprattutto, di monitorare il flusso dei processi: da quando un articolo entra in magazzino, passando per le movimentazioni interne, fino a quando esce.

Abbiamo visto come, all’interno delle aziende, maggiore organizzazione è spesso sinonimo di maggiore efficienza. In tal senso, assume una rilevanza strategica monitorare e ottimizzare i processi aziendali. Tramite diagrammi e flow chart è possibile rappresentare tali processi al fine di revisionarli e sintetizzarli.

L’utilizzo di KPI e di indicatori sintetici consente, invece, di valutare la performance di singole attività o del flusso dei processi nel suo complesso.

INTWIG, grazie al suo metodo innovativo e alla sua esperienza nella realizzazione di soluzioni come il Data Hub, supporta le organizzazioni nella mappatura, nel monitoraggio e nell’ottimizzazione dei propri processi aziendali.